Etsitkö ideoita kivoista tapahtumatiloista ja kokouspaikoista?
Tämä on yksi ToimistoSissien raadin suosikeista! Katso muut suositellut kohteet >

LONNA – JUHLATILA

Mikä tekee tästä paikasta raadin suosikin?

Lonna on ainutlaatuinen ja kiinnostava juhlatila ja illallispaikka, jossa saariston rauha yhdistyy laadukkaaseen ruokaan ja tunnelmalliseen miljööseen aivan Helsingin edustalla. Jo lyhyt lauttamatka irrottaa arjesta ja luo tunteen siitä, että siirtyy omaan rauhalliseen kuplaansa keskelle merta. Saarella tilaisuudet ovat täysin yksityisiä, mikä tekee kokemuksesta erityisen ja intiimin. Kauniit merimaisemat, historiallinen miljöö ja huolella valmistettu suomalais-skandinaavinen ruoka tekevät kokonaisuudesta elämyksen, joka jää mieleen pitkäksi aikaa.

Millainen tilaisuus kohteessa järjestettiin?

Järjestimme yrityksemme kesäjuhlan Lonnassa kesäkuun alussa arki-iltana teemalla “Dinner @ Archipelago.” Olimme Merimakasiinien toisessa juhlatilassa, joka tarjosi merellisen ja rennon ympäristön illallemme. Tilaisuus alkoi esityksillä valkokankaalta, minkä jälkeen nautimme buffetillallisen. Illan edetessä ulkobaari avattiin, ja ohjelma jatkui vapaamuotoisella seurustelulla merellisessä ympäristössä. Osallistujia oli noin 60 – suomalaisia ja muita skandinaavisia vieraita. Tavoitteenamme oli luoda rento kesätunnelma, tarjota jotain aidosti suomalaista ja uniikkia sekä koota vieraat samaan paikkaan ilman ulkopuolisia häiriöitä. Tähän Lonna toimi erinomaisesti.

Tapahtuman järjestäneen kokemus paikasta ja palvelusta

Varausprosessi
Varaaminen sujui sähköpostitse ja puhelimitse. Lonnassa oli avoimet päivät ennen tilaisuutta, joten kävin katsomassa paikat ja koin sen hyväksi. Ilman että olisin käynyt itse tilassa, en olisi osannut huomioida kaikenlaisia seikkoja ja osannut kysyä tärkeitä asioita.

Sijainti ja saavutettavuus
Vesibussi lähtee Kauppatorin Keisarinluodon laiturista, Suomenlinnan HSL-lautan ja Korkeasaarin laiturin välistä. Matka taittuu noin kymmenessä minuutissa FRS Finlandin vesibussilla. Ostimme koko ryhmälle menopaluuliput etukäteen samaan menovuoroon, ja paluun osalta jokainen pystyi palaamaan kaupunkiin itselleen sopivalla lautalla.

Tilan toimivuus tapahtumassa
Olimme Lonnan Miinamakasiinien toisessa juhlatilassa. Tila on ainutlaatuinen puulattioineen, ja suurista ikkunoista avautuu merimaisema. Tilassa oli kuuden hengen pöydät, jotka toimivat hyvin ruokailun ja keskustelujen kannalta. Baarin auettua tila mahdollisti vapaan liikkumisen ja verkostoitumisen. Jos sää sallii, voi siirtyä ulos, missä baari avataan ja musiikki soi kaiuttimista. Rantaan pääsee helposti ihailemaan kaunista saariston näkymää.

Tekniikka ja tuki
Tilassa oli käytössä mikrofonit, valkokangas sekä wifi, jotka tukivat esitysten sujuvaa toteutusta.

Tarjoilut
Buffet koostui suomalaisista ja paikallisista mauista. Ruoka oli näyttävästi esille laitettua, värikästä ja kasvispainotteista. Illallinen alkoi monipuolisella salaattibuffetilla, jonka jälkeen tarjolla oli kolme erilaista pääruokavaihtoehtoa. Jälkiruoka tarjoiltiin yhteisenä päätöksenä kahvin tai teen kera. Ruoka on suomalaista ja skandinaavista: juustot tulevat lähituottajilta ja leipänä tarjotaan makeaa saaristolaisleipää. Annoksissa on runsaasti värejä ja syötäviä kukkia – kaikki on herkullista ja kauniisti esille laitettua. Tarjoilijat kiertävät täyttämässä juomia, ja avoin keittiö näkyy tilan päässä, mikä tuo illalliseen oman elävän elementtinsä.

Menun hinta oli 72 € per henkilö. Viinivalikoimassa oli yksi tai kaksi vaihtoehtoa kutakin viinityyppiä kohden, ja pullohinnat sijoittuivat noin 60–80 euron välille.

Fiilis ja palvelu
Henkilökunta oli paikalla koko tilaisuuden ajan ja reagoi tilanteisiin joustavasti sekä ammattitaitoisesti. Illalle oli nimetty yksi vastuuhenkilö, jolta pystyi kysymään käytännön asioista ja keskustelemaan tarpeista tai tilaisuuden aikana esiin nousseista tilanteista. Tämä toi järjestäjälle turvallisen ja huolettoman tunteen. Vieraat saivat illan aluksi lyhyen esittelyn Lonnasta ja saaren historiasta, mikä syvensi kokemusta ja toi tapahtumaan paikallista merkitystä.

Hinta–laatu-suhde
Hintataso on hieman keskimääräistä korkeampi, mikä selittyy osittain saarisijainnilla ja siihen liittyvällä logistiikalla. Laatu on kuitenkin selvästi keskitason yläpuolella, joten kokonaisuutena hinta vastaa hyvin saatua vastinetta. Illan kokonaiskustannus oli noin 160 € per henkilö.

Mitä tapahtumaa järjestävän on hyvä huomioida?
Saarisijainnin vuoksi sääolosuhteet voivat vaikuttaa kokemukseen – erityisesti alkukesästä ilta saattaa olla viileä. Ulkotiloissa oleskelua varten on kuitenkin saatavilla huopia, jotka lisäävät mukavuutta.

Lonnassa ei ole valmiina pöytäkoristeita tai kukka-asetelmia, mutta maljakoita löytyy tarvittaessa. Veimme itse kukat mukanamme, ja niiden avulla saimme tilasta vieläkin kauniimman ja teemaan sopivan.

Toimme myös omat musiikkilistamme, joita soitimme Bluetoothin kautta Lonnan kaiuttimista, mikä mahdollisti juuri meille sopivan tunnelman koko illan ajan.

Tilaisuuden jälkeen
Laskutus ja jälkiviestintä sujuivat joustavasti ja ammattimaisesti. Meillä ei ollut tilaisuuden osalta erityistoiveita, joten kaikki hoidettiin normaalin käytännön mukaisesti mutkattomasti.

Tapahtuma-alan helmet. Mistä tämä blogi kertoo?

Tässä blogissa nostetaan esiin kohteita, jotka ovat ilahduttaneet poikkeuksellisen hyvällä palvelullaan ja sopivuudellaan yritystapahtumia järjestävien tarpeisiin.

Arvioita kirjoittavat ToimistoSissien asiakasraadin jäsenet. Jokainen julkaisu pohjautuu kirjoittajan omaan kokemukseen kohteessa järjestämästään yritystilaisuudesta.  Asiakasraadin jäsenet ovat B2B-tapahtumien järjestämisen ammattilaisia, jotka vastaavat työpaikoillaan tapahtumien suunnittelusta, yhteistyökumppaneiden valinnasta ja tapahtumabudjettien käytöstä.

Etsitkö ideoita kivoista tapahtumatiloista ja kokouspaikoista?
Tämä on yksi ToimistoSissien raadin suosikeista! Katso muut suositellut kohteet >

RAVINTOLA UUNISAARI

Mikä tekee tästä paikasta raadin suosikin?

Valitsimme yrityksemme strategiapäivän paikaksi ravintola Uunisaaren, koska se tarjoaa aivan ainutlaatuisen miljöön verrattuna useimpiin, perinteisempiin kokoustiloihin Helsingin keskustan tuntumassa, ja on suhteellisen helposti saavutettavissa.

Millainen tilaisuus kohteessa järjestettiin?

Järjestimme Uunisaaressa yrityksemme henkilöstölle (n. 30 henkilöä) koko päivän kestävän tilaisuuden, joka jakautui kahteen osaan. Ensimmäinen puolikas päivästä oli asiapitoinen, pitäen sisällään esityksiä, paneelikeskusteluja, ryhmätöitä ja vierailevia puhujia. Virallisen osuuden jälkeen saunoimme yksityisvuorollamme ja päivän päätti illallinen Uunisaaren ravintolassa. Meillä oli tarjousvaiheessa etsinnässä paikka, joka toimisi hyvin sekä virallisen kokouspäivän, että rennomman iltaohjelman puolesta, ja Uunisaari soveltui molempiin erinomaisesti.

Tapahtuman järjestäneen kokemus paikasta ja palvelusta

Varausprosessi
Varausprosessi eteni mutkattomasti tarjouspyynnöstä tilaisuuden vahvistamiseen, yhteydenpito tapahtui pääosin sähköpostitse, ja vastauksen saimme yleensä saman työpäivän aikana. Uunisaaren tarjouksessa oli hinnat selkeästi eriteltynä, eli kokouspaketit, saunavuokrat, lauttaliput yms., omilla riveillään. Samalla saimme myös menut ja juomalistat tiedoksemme. Myyntipalvelu oli tiiviisti yhteydessä meihin ennen tilaisuuttamme, ja he reagoivat nopeasti kaikkiin pyyntöihimme, kuten viime hetken muutoksiin henkilömäärässä.

Sijainti ja saavutettavuus
Merisatamaan pääsee Helsingin keskustasta suhteellisen kätevästi esimerkiksi raitiovaunulla, lähimmältä pysäkiltä on rantaan vain parinsadan metrin kävely. Autoilijoille löytyy kadunvarsipaikkoja Merisataman rannasta, mutta varsinkin veneilykaudella autopaikat saattavat olla melko täynnä aamusta iltaan. Keväästä syksyyn Uunisaaren ja Merisataman välillä kulkee pieni yhteysvene, joka kuljettaa vieraita edestakaisin. Venematka on lyhyt, kestäen vain muutaman minuutin. Huomioitavaa on, että yhteysveneeseen noustaan pienet portaat, eli liikuntarajoitteisille se ei sovi. Loppusyksystä kevääseen Uunisaareen pääsee mantereelta siltaa pitkin kävellen.

Tilan toimivuus tapahtumassa
Kokoustila oli järjestelty toiveidemme mukaan pöytäryhmiin, ja se oli korkea ja valoisa. Kiinteitä kalusteita ei ollut, eli sama tila taipuisi varmasti hyvin myös erilaisiin tilaisuuksiin. Akuuteille asiakaspuheluille järjestyi henkilökunnan toimesta myös erilliset pienemmät tilat päivän aikana. Taukojen aikana hyödynsimme ravintolan terassia ja muita ulkotiloja.

Tekniikka ja tuki
Kaikki kokouspäivän aikana tarvittava tekniikka löytyi tilasta, screen oli niin iso, että takariviinkin asti näkyi, eikä mikrofoneja tarvittu, koska huoneen akustiikka on hyvä, ja tila oli kuitenkin sopivan kompakti. Henkilökunta varmisti aamulla, että laitteet toimivat ja he olivat myös valmiina auttamaan ongelmatilanteissa.

Tarjoilut
Aamiainen oli kokoustilassa valmiina saapuessamme, etukäteen ilmoitetut erityisruokavaliot oli huomioitu ja merkitty hyvin. Saimme jo tarjouspyyntövaiheessa myyntipalvelusta useamman eri menuvaihtoehdon, joista valitsimme meille sopivimman. Lounaan nautimme buffeesta ja illallinen tarjoiltiin lautasannoksina pöytiin. Ruoka ilahdutti paitsi maistuvuudellaan, niin myös kauniilla esillepanolla. Kokonaisuus oli mietitty tarkasti. Ravintolan henkilökunta oli asiantuntevaa ja ammattimaista.

Fiilis ja palvelu
Meren läheisyys ja kaunis vanha ravintolarakennus tuovat kokouspäivään aivan oman tunnelmansa. Miljöö on ainutlaatuinen, Uunisaaren ravintola on kaunis vanha punatiilirakennus, joka sulautuu hienosti ympäröivään luontoon.  Sekä kokoustilaan että ravintolan puolelle tulee upeasti luonnonvaloa isoista ikkunoista ja näköala on varsinkin kauniilla ilmalla mitä mahtavin.  Syyskuun pimenevässä illassa itse ravintola oli hyvin tunnelmallinen. Uunisaaren henkilökunnalle myös erityiskiitos, he tekivät kaikkensa, että kokouspäivämme olisi mahdollisimman onnistunut. Kaikki etukäteen ilmoitetut toiveemme oli huomioitu ja yllättävissä tilanteissakin henkilökunnalta löytyi kiitettävästi pelisilmää, asiantuntemusta ja huumorintajua.

Hinta–laatu-suhde
Saimme mielestäni hyvin vastinetta rahalle, eikä minkäänlaisia yllätyksiä tullut laskutusvaiheessa, koska olimme jo etukäteen käyneet läpi myyntipalvelun kanssa varauksen yksityiskohdat.

Tilaisuuden jälkeen
Myyntipalvelun yhteydenpito toimi esimerkillisesti myös tilaisuuden jälkeen, he selkeästi olivat aidon kiinnostuneita kokemuksestamme.

Tapahtuma-alan helmet. Mistä tämä blogi kertoo?

Tässä blogissa nostetaan esiin kohteita, jotka ovat ilahduttaneet poikkeuksellisen hyvällä palvelullaan ja sopivuudellaan yritystapahtumia järjestävien tarpeisiin.

Arvioita kirjoittavat ToimistoSissien asiakasraadin jäsenet. Jokainen julkaisu pohjautuu kirjoittajan omaan kokemukseen kohteessa järjestämästään yritystilaisuudesta.  Asiakasraadin jäsenet ovat B2B-tapahtumien järjestämisen ammattilaisia, jotka vastaavat työpaikoillaan tapahtumien suunnittelusta, yhteistyökumppaneiden valinnasta ja tapahtumabudjettien käytöstä.